Tôi Dùng CRM Tự Xây Để Quản Lý Toàn Bộ Doanh Nghiệp Một Mình — Đây Là Cách Nó Hoạt Động
Hồi năm ngoái, mỗi cuối tháng tôi mất gần một ngày chỉ để làm hóa đơn. Mở Excel, copy thông tin khách, tính VAT tay, gửi email đính kèm file. Rồi nhắn tin hỏi "anh/chị nhận được chưa?". Rồi chờ. Rồi nhắc lần hai.
Tôi không có kế toán. Không có trợ lý. Chỉ có tôi — và một đống việc hành chính ăn hết thời gian đáng ra dành để làm dự án thật sự.
Đó là lý do JAYsoft tự xây CRM riêng. Không phải vì thích code. Mà vì không có phần mềm nào trên thị trường làm đúng những gì một người làm chủ thật sự cần.
Dashboard tổng quan — doanh thu, công nợ, chi phí nhìn một chỗ
Từ báo giá đến tiền trong tài khoản — không cần nhập lại bất cứ thứ gì
Quy trình bán dịch vụ thường trông như thế này: gặp khách → gửi proposal → gửi báo giá → ký hợp đồng → làm việc → xuất hóa đơn → thu tiền. Bước nào cũng có giấy tờ. Bước nào cũng tốn thời gian nếu làm tay.
CRM JAYsoft nối toàn bộ chuỗi đó lại. Tạo Proposal HTML gửi khách xem ngay trên trình duyệt. Chuyển thành Quotation một click. Chuyển thành Invoice một click nữa. Thông tin khách hàng, danh sách dịch vụ, số tiền — tất cả kế thừa tự động. Không copy-paste. Không nhập lại.
Hóa đơn VAT điện tử: từ 30 phút xuống còn 30 giây
Trước đây, xuất hóa đơn VAT nghĩa là: đăng nhập WinInvoice, nhập thủ công tên công ty, MST, địa chỉ, từng dòng dịch vụ, số tiền. Sai một ký tự là làm lại. Mỗi hóa đơn mất 20–30 phút.
Giờ thì: mở hóa đơn trong CRM → bấm nút "Tạo VAT" → hệ thống tự gọi WinInvoice API, điền đủ thông tin, tạo hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý, lưu PDF về máy chủ. 30 giây. Không cần đăng nhập WinInvoice. Không cần nhập lại gì.
Một nút — ba file đính kèm — email đến khách hàng
Khách cần gì để thanh toán? Đề Nghị Thanh Toán (DNTT), Báo giá, và Hóa đơn VAT. Ba file. Trước đây tôi phải tạo từng cái, save vào máy, mở Gmail, đính kèm tay, viết email.
Bây giờ: bấm "Gửi Email" → hệ thống tự gom đủ 3 PDF, điền template email, cho xem trước nội dung. Bấm gửi. Xong. Email đến tay khách trong 30 giây, đủ 3 file, đúng định dạng.
Buổi sáng mở điện thoại — đã có báo cáo chờ sẵn
10 giờ sáng mỗi ngày, một tin nhắn Telegram tự động tổng hợp: doanh thu tháng này bao nhiêu, đang có bao nhiêu hóa đơn chưa thu, chi phí đã ghi nhận là bao nhiêu. Không cần mở Excel, không cần tính tay.
Với người làm chủ một mình, thông tin này có giá trị hơn bất kỳ dashboard phức tạp nào — vì nó đến đúng lúc, đúng chỗ, không cần phải đi tìm.
Không phức tạp. Không subscription. Chạy trên hosting bạn đang có.
CRM JAYsoft xây trên PHP thuần + JSON storage. Không cần database riêng. Không cần server đặc biệt. Nếu bạn đang có hosting shared chạy PHP là đủ điều kiện để dùng.
Không có phí tháng. Không có giới hạn user ẩn. Không có tính năng bị khóa sau 14 ngày trial. JAYsoft triển khai một lần, bạn dùng mãi.
Hệ thống này phù hợp với bạn nếu
- Bạn đang tự quản lý toàn bộ quy trình bán hàng — từ báo giá đến thu tiền
- Bạn xuất hóa đơn VAT điện tử thường xuyên và muốn làm nhanh hơn
- Bạn đang dùng Excel hoặc Google Sheet để theo dõi công nợ — và cảm thấy bất tiện
- Bạn muốn giao diện gọn, không cần học 3 ngày mới dùng được
<hr/>
JAYsoft tư vấn và triển khai CRM theo nghiệp vụ thực tế của bạn. Liên hệ để được demo miễn phí.